Administracion del Tiempo

Actividad III
Técnicas de la eficacia y la eficiencia En la Administración del tiempo

3.1 Importancia de los Recursos del Tiempo.

Al hablar de la eficiencia y la eficacia partes esenciales de la administración del tiempo se puede hablar de “Idalberto Chiavenato”, quien nos dijo que               “la eficiencia es la utilización correcta de los recurso disponibles” y “la eficacia es como una medida del logro de los resultados”.

 Pero lo que se decir es que la eficacia es más importante que la eficacia porque la meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente que la persona se encuentre ocupada. Muy a menudo la gente con rapidez porque piensan que no van a cometer problemas, pero la realidad es que cuando la gente trabaja rápido y bajo presión comete más errores, es por eso que hoy se puede decir que trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias pobres para administrar el tiempo. Dentro de la administración del tiempo, también existe el control el cual es no solo concebido como una actividad a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad. Entonces podemos decir que el control es el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medición cualitativos y cuantitativos.

Para tener un buen control se necesita de:

 1.- Relación con lo planteado

 2.-Medición

 3.- Detectar desviaciones

 4.- Establecer medidas correctivas

. Otro aspecto muy importante de la administración del tiempo es saber separar lo urgente de lo importante, y muchas personas tiene el problema de saber distinguir entre estos palabras, pero lo que debemos de hacer es de anticipar y crear una matriz de prioridades ya sean personales o profesionales. Cabe recalcar que la matriz de prioridades nunca será igual para nadie porque todos tenemos prioridades diferentes .El tiempo puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar, muchas veces nos enfrascamos en los mitos existentes como “hay demasiado por hacer. No puedo ocuparme de todo” o “hay tiempo suficiente. Es por eso que la planeación del tiempo es muy importante, porque aunque muchas veces el tiempo parezca lento, cansado y desesperante. El tiempo siempre va a ser el mismo, sigue su marcha y no se puede detener. Muchos autores y gente con experiencia han pasado mucho tiempo escribiendo o enseñando sobre la gestión del tiempo y todos suelen coincidir que es un mal del mismo. Como ya se habló anteriormente para poder tener una buena administración del tiempo debemos de tener las herramientas necesarias las cuales son: Agenda ejecutiva, lista de actividades diarias, creación de matriz de prioridades, en esta última se plasmaran nuestras actividades diarias y como se interrelacionan estas, así mismo se genera una asignación de valor a cada actividad.

                                                               

3.2  Causas de Malversación del tiempo.

Causas teóricas de malversación del tiempo en la empresa

 · Falta de información

· Comunicaciones lentas y absurdas.

· Interrupciones constantes

 · Desorganización de los colaboradores

 · Exceso de urgencias

 · Llamadas telefónicas

· Exceso de burocracia

 · Errores de terceros

· Visitas al exterior

 · Salidas para resolver problemas

· Exceso de reuniones

· Incompetencia de los jefes.

 Causas reales de malversación del tiempo en la empresa

 · Falta de organización personal

· Confusión de prioridades

 · Escasa delegación en nuestros colaboradores

 · Exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y potencial de trabajo

 · Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio

 · Poca puntualidad y control de horario

 · Dilación (demora) de las decisiones importantes

 · Precipitación en otras decisiones, sin analizar a fondo el origen de los problemas.

3.3  Aspectos para aprovechar el tiempo

(Cite ejemplos)

·         Conozca cómo utiliza su tiempo: durante un par de días (mejor aún, una semana), lleve una bitácora del tiempo que dedica a cada actividad.

·         Divida las tareas en categorías como: llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida, descanso, actividades personales, etc.

·          Analice si el uso de su tiempo se corresponde con sus responsabilidades.

·         Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine que quiere lograr cada día y semana.

·         Desglose cada objetivo en tareas, asígneles un tiempo estimado a cada una y establezca sus prioridades.

·         Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirán comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo específico. Las herramientas puede ser: listas de cosas por hacer, calendarios, planificadores, etc.

·         Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser:

Sobrecargar su horario: tratar de hacer más de lo que resulta posible.

Asumir tareas de otra: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su trabajo.

Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefónicas no planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas.